Con la Risposta ad Interpello 20.9.2019 n. 388, l’Agenzia delle Entrate si è pronunciata in merito alle modalità di conservazione elettronica delle note spese e dei relativi giustificativi (es. ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, ecc.) emessi in formato analogico.

L’Agenzia precisa, in primo luogo, che i documenti analogici a rilevanza fiscale, quali le note spese e i relativi giustificativi, possono essere dematerializzati e distrutti a condizione che ne sia garantita l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità, ai sensi dell’art. 2 del DM 17.6.2014 e dell’art. 3 dei DPCM 13.11.2014 e 3.12.2013.

Successivamente viene fatta una distinzione tra i “DOCUMENTI UNICI” e i “DOCUMENTI NON UNICI”. La differenza tra le due tipologie di documenti è legata alla possibilità o meno di ricavare i dati contenuti nel documento attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

Secondo quanto affermato dall’Agenzia delle Entrate:

  • –  I giustificativi allegati alle note spese possono essere ricondotti, in genere, alla categoriadei documenti analogici originali “non unici”, trovando solitamente corrispondenza

    nella contabilità dei cedenti o prestatori;

  • –  le note spese possono rientrare nel novero dei documenti analogici “non unici” laddovesia utilizzata una modalità analitica di rimborso e siano conservati i documenti giustificativi delle stesse.

    In presenza di tali condizioni, dunque, sia le note spese, sia i relativi giustificativi possono essere conservati elettronicamente, nel rispetto di quanto disposto dagli artt. 3 e 4 del DM 17.6.2014, senza l’intervento del pubblico ufficiale. Qualora gli stessi documenti si qualifichino come originali “unici”, invece, sarà necessaria l’attestazione di conformità del pubblico ufficiale ai fini della loro possibilità di procedure alla conservazione sostitutiva e procedure all’eliminazione del documento analogico.

© 2015 STUDIO PIETROBON & ASSOCIATI - Piazza della Serenissima, 20 - 31033 Castelfranco Veneto (TV) - P.I. 04495650261 | Credits | Sitemap